.png)
صلاحيات الدخول عند مغادرة الموظف تُسحب في يومها
- 29 أغسطس
- 3 دقيقة قراءة
المقدمة
يغادر موظف في ظروف طيبة، ويُسلَّم مفتاح المحل، وتُشكر جهوده. وبعد ثمانية أشهر يتبين أن حسابه على نظام نقاط البيع ما زال فعالا، وأنه مضاف إلى محادثة الفريق، وأن بريده يستقبل نسخا من طلبات العملاء.
ولا يعني ذلك بالضرورة سوء نية، فالضرر لا يحتاج نية أصلا: حساب مفتوح لشخص خارج المنشأة هو باب دخول قائم، وقد يُخترق حسابه الشخصي فيصل الأثر إليك. والمسألة كلها قائمة على غياب قائمة، لا على غياب انضباط.
1. صلاحيات الدخول عند مغادرة الموظف تُغلق في اليوم نفسه
اجعلها قاعدة صارمة.
يوم انتهاء العمل هو يوم إغلاق كل صلاحية، لا بعد أسبوع ولا عند التفرغ. وكل يوم إضافي هو تعرض بلا أي فائدة تشغيلية مقابلة.
والعلاقة الطيبة ليست بديلا عن الإجراء
فالإغلاق ليس اتهاما لأحد. وشرحه بهذه الصورة للفريق يزيل أي حساسية. فهو يُطبق على الجميع بمن فيهم المالك.
2. اصنع قائمة الصلاحيات قبل أن تحتاجها
هذا أصل المشكلة.
أغلب المنشآت لا تستطيع سحب الصلاحيات لأنها لا تعرف ما مُنح أصلا. اكتب قائمة بكل نظام وحساب ومفتاح ومنصة، ومن يملك ماذا، وحدّثها عند كل منح جديد.
وسطر عند كل منح يكفي لإبقائها حية
فالبناء مرة واحد والصيانة لحظية. وهذه أرخص أداة إدارية في هذا الباب كله. ولا تحتاج أكثر من جدول بسيط مشترك.
3. غطِّ ما هو خارج الأنظمة أيضا
القائمة أطول مما تبدو.
المفاتيح، ورموز الأبواب، وبطاقات الدخول، والخزنة، وحسابات المنصات، والبريد، والمحادثات، ومجموعات العملاء، وحسابات التواصل، والوصول البنكي، والاشتراكات المسجلة باسمه.
والوصول المادي يُنسى أكثر من الرقمي
لأنه لا يظهر في أي شاشة. وتغيير رمز الباب أرخص من افتراض عدم استخدامه. ولا يستغرق أكثر من دقائق.
4. انتبه لما هو مسجل باسمه شخصيا
مشكلة تظهر متأخرة.
نطاق الموقع، أو حسابات إعلانية، أو اشتراكات، أو رقم تواصل، مسجلة ببريده الشخصي. واسترجاعها بعد المغادرة قد يكون صعبا جدا، وقد يعطل النشاط تماما. كأن يتوقف موقعك لعدم قدرتك على تجديد نطاقه.
والقاعدة أن كل ما يخص المنشأة يُسجَّل باسمها
ببريد مؤسسي لا شخصي. وهذه قاعدة تُطبق من البداية لا عند المغادرة.
5. أعد توجيه البريد والقنوات
استمرارية لا رقابة.
أعد توجيه بريده المؤسسي إلى من يخلفه لفترة، وحدّث جهات الاتصال لدى العملاء والموردين. فالعميل الذي يراسل عنوانا لا يفتحه أحد يظن أنك تجاهلته.
وأبلغ العملاء المرتبطين به بمن يتابعهم
برسالة قصيرة واضحة. فهذه اللحظة تحديدا من أكثر ما يُفقد فيه العملاء بلا سبب. لأن العلاقة كانت مع الشخص لا مع المنشأة.
6. استرجع البيانات على أجهزته الشخصية
بند حساس ومهم.
الملفات وقوائم العملاء والمستندات المحفوظة على هاتفه أو جهازه. واتفق على ذلك في العقد وفي إجراء المغادرة، فطلبه ساعتها يصبح إجراء معتادا لا مواجهة.
والقاعدة المكتوبة مسبقا تجعل الطلب سهلا
أما الطلب المفاجئ فقد يُقابل بامتعاض. والوضوح المبكر يريح الطرفين.
7. غيّر ما هو مشترك لا ما هو باسمه فقط
نقطة تُغفل دائما.
كلمات المرور المشتركة يعرفها من غادر حتى لو أُغلق حسابه. وغيّر كل كلمة مرور مشتركة كان يعرفها، وهذا سبب إضافي لتجنب الحسابات المشتركة أصلا.
والحساب المشترك يعقّد كل مغادرة
لأنه يحوّل إجراء بسيط إلى مراجعة شاملة. والحسابات الفردية تحل ذلك جذريا.
8. اجعلها قائمة إخلاء طرف مكتوبة
الشكل الذي يضمن التنفيذ.
صفحة واحدة فيها كل ما يجب سحبه واسترجاعه، تُوقَّع عند إتمامها. والقائمة تُنجز في ساعة، والاعتماد على الذاكرة يترك بندا أو اثنين دائما.
وحدد مسؤولا واحدا عن تنفيذها
فما هو مهمة الجميع لا ينفذه أحد. والتوقيع عليها يثبت اكتمالها.
9. راجع الصلاحيات دوريا لا عند المغادرة فقط
المشكلة أوسع من ذلك.
الصلاحيات تتراكم مع تغير الأدوار داخل المنشأة نفسها، فينتقل شخص من مهمة إلى أخرى ويحتفظ بصلاحيتي الوظيفتين. ومراجعة سنوية تكشف ذلك.
وأي تغيير في الدور يستدعي مراجعة فورية
لا انتظار الموعد السنوي. فالانتقال الداخلي أكثر تكرارا من المغادرة.
الخلاصة
اسحب كل صلاحية في يوم المغادرة نفسه، لأن كل يوم إضافي تعرض بلا فائدة.
اصنع قائمة بمن يملك ماذا وحدّثها عند كل منح، وغطِّ المفاتيح والرموز والوصول المادي لا الأنظمة فقط، وانقل ما هو مسجل باسمه الشخصي إلى اسم المنشأة، وأعد توجيه البريد وأبلغ عملاءه بمن يتابعهم، واسترجع بيانات المنشأة من أجهزته الشخصية بقاعدة متفق عليها مسبقا، وغيّر كل كلمة مرور مشتركة كان يعرفها، واجعلها قائمة إخلاء طرف موقّعة بمسؤول محدد، وراجع الصلاحيات دوريا ومع كل تغيير في الدور.
تعليقات