توقيت إرسال الرسائل للعملاء يحدد الفتح والحظر

27 أغسطس
3 دقيقة قراءة

تاريخ التحديث: 28 أغسطس

المقدمة

الرسالة نفسها قد تنجح أو تفشل تماما بحسب الساعة التي تصل فيها. والفرق ليس صغيرا: رسالة في الوقت المناسب تُقرأ وتُنفَّذ، والرسالة نفسها في وقت خاطئ تُتجاهل أو تُحظر.

ومع ذلك يُختار توقيت الإرسال في أغلب الأنشطة بحسب متى انتهى صاحب العمل من كتابتها، لا بحسب متى يستطيع الزبون أن يتصرف بناء عليها.

1. توقيت إرسال الرسائل للعملاء يُبنى على قرار الزبون لا على راحتك

السؤال الصحيح ليس متى أنا متفرغ للإرسال، بل متى يستطيع القارئ أن يفعل ما أطلبه.

الرسالة التي تدعو إلى زيارة اليوم يجب أن تصل قبل أن يقرر الشخص أين يذهب. والتي تصل بعد ذلك لا تفشل لضعفها بل لأنها متأخرة.

واحسب من الخلف

ابدأ من اللحظة التي تريد أن يتصرف فيها، ثم ارجع بالوقت الذي يحتاجه ليقرر ويرتب. وهذا الحساب البسيط يعطيك ساعة الإرسال بدقة أكبر من أي قاعدة عامة.

2. لكل نشاط ساعته المختلفة

القواعد الجاهزة عن أفضل وقت للإرسال تُكتب لأسواق وقطاعات أخرى.

والمطعم ليس كالمغسلة

المطعم يرسل قبل مواعيد الوجبات، والخدمة المنزلية ترسل في وقت يكون فيه الشخص في بيته ويفكر فيه، والنشاط الذي يخدم الشركات يرسل في وقت الدوام. والقاعدة الواحدة لا تناسب هذه الحالات.

وانظر إلى بياناتك الخاصة أولا: في أي ساعة تصلك الطلبات فعلا، ومتى تكثر الاستفسارات. هذه الساعات تخبرك متى يكون جمهورك منتبها لنشاطك، وهي أدق مؤشر متاح لك بلا تكلفة.

3. تجنب الأوقات التي تزعج

الرسالة التسويقية في وقت غير مناسب لا تُتجاهل فقط، بل تُقابل بالحظر.

وثلاثة أوقات يجب تجنبها

وقت النوم وما قبله بقليل، ووقت العبادة والمناسبات الدينية، ووقت الانشغال المعروف في مجتمعك. وهذه ليست تفضيلات بل خطوط تفقدك المشترك نهائيا إن تجاوزتها.

وانتبه إلى الجدولة التلقائية تحديدا. كثير من الحوادث المزعجة سببها رسالة جُدولت في وقت لم ينتبه له أحد، أو أُرسلت آليا في يوم مناسبة. راجع أي إرسال مجدول قبل موعده بيوم.

4. راعِ إيقاع الأسبوع لا الساعة فقط

أيام الأسبوع تختلف في سلوك الناس بقدر اختلاف الساعات.

وميّز أيام العمل عن العطلة

بداية الأسبوع مزدحمة بالمهام المؤجلة، ونهايته أقرب إلى قرارات الترفيه والتسوق. واختر اليوم بحسب نوع ما تطلبه: قرار عمل أم قرار شخصي.

5. اربطه بالموسم لا بالتقويم فقط

المواسم تغيّر ساعات الناس كلها: رمضان، والإجازات، وبداية العام الدراسي.

وأعد الضبط في كل موسم

الوقت الذي كان ممتازا في شهر عادي قد يكون أسوأ وقت ممكن في موسم آخر. وهذا من أكثر الأخطاء تكرارا، لأن الجدول يُضبط مرة ويُترك.

6. أرسل حين تستطيع الرد

الرسالة الناجحة تنتج ردودا واستفسارات، وهي تحتاج من يستقبلها.

ولا ترسل قبل إغلاقك

الرسالة التي تصل في آخر دقيقة من الدوام تنتج أسئلة لا يرد عليها أحد حتى الغد، فيتحول الاهتمام إلى إحباط. اجعل بينك وبين نهاية اليوم وقتا كافيا للرد على من يستجيب.

7. لا ترسل كل شيء في وقت واحد

الرسالة العامة إلى الجميع في الساعة نفسها تناسب بعضهم وتزعج آخرين.

وقسّم بحسب السلوك

من يطلب صباحا يختلف عمن يطلب مساء، ومن يخدم الشركات يختلف عن الأفراد. وتقسيم بسيط إلى مجموعتين بأوقات مختلفة يرفع النتيجة دون جهد إضافي يُذكر.

8. الاتساق نفسه ميزة

الرسالة التي تصل في موعد معروف تُنتظَر، والتي تصل عشوائيا تُفاجئ.

وثبّت موعدا إن كان محتواك دوريا

إن كنت ترسل جديدا شهريا أو عرضا أسبوعيا، فاجعله في اليوم نفسه والساعة نفسها. والاعتياد يرفع الفتح ويقلل الشعور بالمقاطعة، لأن الرسالة تصبح جزءا من إيقاع متوقع.

9. اختبر بنفسك ولا تعتمد على القواعد

بياناتك عن جمهورك أنت أدق من أي دراسة عامة.

وجرّب وقتين وقارن

أرسل الرسالة نفسها إلى نصف قائمتك في وقت وإلى النصف الآخر في وقت مختلف، وقارن الردود. وبعد تجربتين أو ثلاث ستعرف ساعتك الأفضل بدقة، وهي معرفة تبقى معك في كل رسالة قادمة.

الخلاصة

اختر الوقت بحسب متى يستطيع الزبون التصرف لا متى تفرغت أنت، واحسب من لحظة الفعل إلى الخلف.

لا تعتمد على القواعد الجاهزة فلكل نشاط ساعته، وتجنب وقت النوم والعبادة والانشغال المعروف، وراعِ إيقاع الأسبوع والموسم وأعد الضبط في كل موسم، وأرسل حين تستطيع الرد على من يستجيب، وقسّم القائمة بحسب السلوك، وثبّت موعدا إن كان محتواك دوريا، ثم اختبر وقتين وقارن النتيجة بنفسك.