.png)
حجز مواعيد العيادة عبر الإنترنت يعمل بعد الإغلاق
- 28 أغسطس
- 3 دقيقة قراءة
تاريخ التحديث: 30 أغسطس
المقدمة
كثير من المرضى يقررون حجز موعد في وقت لا تكون فيه العيادة مفتوحة: في المساء، أو في نهاية الأسبوع، أو في منتصف الليل عندما يزداد الألم.
هؤلاء يتصلون فلا يجدون ردا، أو يجدون نموذج "اطلب موعدا" يُرد عليه بعد يومين. ومعظمهم يحجز عند عيادة أخرى قبل أن يصل ردك. والحجز الإلكتروني الحقيقي هو ما يمسك هذه الشريحة.
1. حجز مواعيد العيادة عبر الإنترنت يمسك الطلب خارج ساعات العمل
اعرف أين تخسر بالضبط.
قرار الحجز يُتخذ في لحظة، ويُنفّذ عند من يستقبله في تلك اللحظة. العيادة التي لا يمكن الحجز فيها إلا بمكالمة في ساعات محددة تخسر كل من قرر خارج تلك الساعات.
والخسارة لا تظهر في أي تقرير
هؤلاء المرضى لم يتصلوا ولم يتركوا رسالة ولم يُسجَّلوا في مكان. لذلك تبدو العيادة كأنها لا تفقد أحدا، بينما الفقد مستمر كل ليلة.
2. اعرض مواعيد حقيقية لا نموذج طلب
هذا هو الفرق الحاسم.
والنموذج الذي يُرد عليه لاحقا ليس حجزا
المريض الذي أرسل طلبا لا يعرف إن كان له موعد، فيتصل بعيادة أخرى للاحتياط. أما رؤية أوقات متاحة واختيار واحد منها وتأكيد فوري فهو ما يُنهي بحثه ويحسم القرار لك.
3. اجعل النظام يعرض حالة الجدول الحقيقية
المواعيد المعروضة يجب أن تكون متاحة فعلا.
والتضارب أسوأ من عدم الحجز
المريض الذي حجز إلكترونيا ثم اتصلت به لتغيير موعده يفقد الثقة في النظام كله. يجب أن يكون الجدول الإلكتروني هو الجدول نفسه الذي يعمل به الاستقبال، لا نسخة منه.
وحدّد أي أنواع المواعيد قابلة للحجز الإلكتروني. الفحص الأول والمتابعة القصيرة مناسبة، والحالات المعقدة قد تحتاج مكالمة لتحديد المدة الصحيحة، وهذا تمييز يمنع خلل الجدول.
4. اطلب أقل قدر من المعلومات
كل حقل إضافي يفقد جزءا من الحاجزين.
والاسم والهاتف يكفيان للبدء
اجمع الأساسيات فقط عند الحجز، واستكمل الباقي في العيادة أو برسالة لاحقة. النموذج الذي يطلب تاريخا مرضيا كاملا قبل الحجز يُنجز حجوزات أقل بكثير.
5. أكّد الحجز فورا وبوضوح
التأكيد هو ما يُنهي بحث المريض.
ورسالة فيها كل ما يحتاجه
التاريخ والوقت، واسم الطبيب، والعنوان، ومكان الوقوف، وما يجب أن يحمله، وكيف يعدّل أو يلغي. هذه الرسالة تمنع عددا كبيرا من الاتصالات وتقلل الغياب.
6. اجعله يعمل على الهاتف أولا
معظم هذه الحجوزات تحدث من الهاتف.
وثلاث خطوات كحد أقصى
اختيار الخدمة، ثم الوقت، ثم البيانات. النظام الذي يحتاج تسجيل حساب وتأكيد بريد قبل رؤية أي موعد يفقد معظم المرضى في الخطوة الأولى.
7. حدّد ما لا يُحجز إلكترونيا
بعض الحالات تحتاج تقييما أولا.
وقل ذلك بوضوح مع بديل
إن كانت حالة تحتاج مكالمة، اذكر ذلك واعرض طلب اتصال في وقت يحدده المريض. الأهم أن لا يصل إلى طريق مسدود، لأن الطريق المسدود يعني عيادة أخرى.
8. اربطه بالتذكيرات تلقائيا
الحجز الإلكتروني فرصة لأتمتة ما بعده.
وتذكير قبل يومين وفي الصباح
النظام الذي يحجز يجب أن يذكّر أيضا، ويسمح بالتعديل برابط. هذا يقلل الغياب ويوفر وقت الاستقبال، وهو نصف قيمة النظام وليس ميزة إضافية.
وتأكد أن التعديل الإلكتروني يفتح الموعد لغيره تلقائيا. الموعد الملغى الذي يبقى محجوزا في النظام خسارة كان يمكن تعويضها بمريض من قائمة الانتظار.
9. قِس نسبة الحجوزات الإلكترونية وتوقيتها
الأرقام تكشف حجم ما كنت تخسره.
وانظر في أي ساعة تحدث
نسبة الحجوزات من الإنترنت، وتوزيعها على ساعات اليوم، ونسبة الغياب فيها مقارنة بالحجز الهاتفي. غالبا ستجد أن جزءا كبيرا منها يحدث خارج ساعات العمل، وهذا هو الطلب الذي كان يذهب لغيرك.
وراقب نسبة من بدأ الحجز ولم يكمله. ارتفاع هذا الرقم يعني أن النموذج طويل أو معقد، وهذه مشكلة تُحل بحذف حقول لا بإنفاق إعلاني.
وراقب أول موعد متاح في النظام
إن كان أقرب موعد معروض بعد أسبوعين، فالنظام يعمل ويظهر مشكلة أخرى: السعة. راقب هذا الرقم لأنه يخبرك بحالة العيادة لا بحالة النظام.
وأضف قائمة انتظار إلكترونية لمن لا يناسبه المتاح. هذا يمسك من كان سينتقل، ويملأ المواعيد الملغاة تلقائيا بلا مكالمات.
الخلاصة
اعرض مواعيد حقيقية قابلة للتأكيد الفوري، لأن نموذج الطلب الذي يُرد عليه لاحقا لا يُنهي بحث المريض.
اربط النظام بالجدول الحقيقي لا بنسخة منه وحدّد أنواع المواعيد القابلة للحجز، واطلب الاسم والهاتف فقط، وأكّد فورا برسالة تحتوي كل ما يحتاجه، واجعله يعمل على الهاتف في ثلاث خطوات، واذكر ما يحتاج مكالمة مع بديل واضح، واربطه بالتذكيرات وبفتح المواعيد الملغاة تلقائيا، وقِس نسبة الحجوزات الإلكترونية وتوقيتها ونسبة من لم يكمل الحجز.
تعليقات