.png)
حفظ الفواتير والمستندات ومدتها التزام له مدة محددة
- 29 أغسطس
- 3 دقيقة قراءة
المقدمة
منشأة تحتفظ بكل ورقة منذ تأسيسها في صناديق، وبكل ملف إلكتروني في مجلدات بلا ترتيب. وحين تُطلب فاتورة بعينها لا يستطيع أحد إيجادها، رغم أنها موجودة في مكان ما.
ومنشأة أخرى تخلصت من مستندات قديمة لتوفير مساحة، ثم طُلبت منها في مراجعة. والحالتان تنتجان النتيجة نفسها: عدم القدرة على إبراز مستند مطلوب. والالتزام واضح عادة: مستندات محددة تُحفظ مدة محددة بطريقة يمكن استرجاعها بها.
1. حفظ الفواتير والمستندات ومدتها التزام محدد لا اجتهاد
اعرف ما ينطبق عليك.
الأنظمة تحدد عادة أي مستندات يجب حفظها ولأي مدة وبأي صيغة. والمدد تختلف بحسب نوع المستند وبحسب النظام المحلي، ومعرفتها تحوّل التخزين من تكديس عشوائي إلى ترتيب له قواعد.
والحفظ إلى الأبد ليس امتثالا بل إهمال منظم
يخلق كتلة لا يمكن البحث فيها ويزيد التعرض عند أي طلب. والمدة المحددة أفضل من الاحتفاظ المفتوح. لأنها تجعل الأرشيف قابلا للإدارة وتقلل ما يجب حمايته.
2. ميّز بين أنواع المستندات
لكل نوع مدة ومعالجة.
الفواتير والقيود المحاسبية والعقود ومستندات الموظفين والتراخيص والمراسلات المهمة. ومدة حفظ فاتورة تختلف عن مدة حفظ عقد عمل، ومعاملة كل نوع بالطريقة نفسها ينتج إما زيادة أو نقصا.
والعقود تُحفظ عادة لمدة أطول من الفواتير
لأن أثرها يمتد بعد انتهائها. وهذا فارق يستحق الانتباه. إذ يُتلف بعضهم العقود مع الفواتير في حملة تنظيف واحدة.
3. احفظ ما يثبت المعاملة لا الفاتورة وحدها
النقطة العملية.
أمر الشراء، وإثبات التسليم، وسند القبض، والمراسلة التي اتُّفق فيها على الشروط. والفاتورة وحدها لا تكفي في نزاع، والمستندات المساندة هي ما يحسم.
وإثبات التسليم أكثر ما يُفقد وأكثر ما يُطلب
في نزاعات التحصيل تحديدا. وحفظه مع الفاتورة عادة مفيدة. فالمستندان معا يشكلان الملف الذي يحسم أي مطالبة.
4. اجعل الاسترجاع ممكنا لا التخزين فقط
الفرق بين أرشيف ومخزن.
تسمية موحدة، وترتيب بالسنة والنوع والجهة، وفهرس بسيط. والمستند الذي لا يمكن إيجاده خلال دقائق هو عمليا مستند مفقود مهما كان محفوظا.
والبحث اليدوي في صناديق ليس خيارا عند طلب بمهلة
المهل قصيرة عادة. والترتيب المسبق هو ما يجعل الاستجابة ممكنة. خصوصا حين تكون المهلة أياما لا أسابيع.
5. اعتمد النسخ الإلكترونية حيث يُقبل ذلك
يوفر كثيرا.
كثير من الأنظمة تقبل الحفظ الإلكتروني بشروط تتعلق بالسلامة وإمكانية القراءة والاسترجاع. وتحقق من الشروط قبل التخلص من أي أصل ورقي.
والتخلص من الأصل قبل التحقق مخاطرة غير ضرورية
الفحص مرة واحدة يكفي. وبعده يصبح التحول آمنا.
6. انسخ احتياطيا واختبر الاسترجاع
الحفظ الإلكتروني له مخاطره.
نسخة في مكان آخر، واختبار فعلي لاسترجاع ملف من فترة قديمة. والاعتماد على نظام واحد أو على مزود واحد يعني أن انتهاء اشتراك أو عطلا قد يفقدك سجلات ملزم بحفظها.
واختبر الاسترجاع لا وجود النسخة فقط
كثير من النسخ الاحتياطية غير قابلة للاسترجاع فعلا. والاختبار مرة سنويا يكفي. وهو يكشف عادة أن جزءا مما يُظن محفوظا غير قابل للفتح.
7. تعامل مع بيانات الأشخاص بحذر إضافي
التزام آخر يتقاطع.
مستندات الموظفين والعملاء تتضمن بيانات شخصية تخضع لقواعد خصوصية إلى جانب قواعد الحفظ. والاحتفاظ بها بلا مبرر بعد انتهاء المدة يتحول من احتياط إلى مسؤولية.
والمدة الأطول ليست دائما الأكثر أمانا
قد تكون مخالفة في هذا الجانب تحديدا. والتوازن بين الالتزامين مقصود.
8. أتلف ما انتهت مدته بطريقة سليمة
النصف الآخر من الالتزام.
جدول يحدد ما يُتلف ومتى، وطريقة إتلاف مناسبة للمستندات التي تحتوي بيانات. والتخلص العشوائي من أوراق تحمل بيانات عملاء مشكلة بذاتها.
وسجّل ما أُتلف ومتى
قيد بسيط يثبت أنك تصرفت وفق سياسة لا عشوائيا. وهذا مفيد إن سُئلت.
9. اكتب سياسة من صفحة واحدة
كافية تماما.
نوع المستند، والمدة، ومكان الحفظ، والمسؤول، وطريقة الإتلاف. وصفحة واحدة يعرفها الفريق أنفع من نظام معقد لا يتبعه أحد بعد شهر.
واربطها بالمراجعة السنوية
مع مراجعة الرخص والبيانات. وجلسة واحدة سنويا تغطي الالتزامات الإدارية كلها.
الخلاصة
اعرف المدة المطلوبة لكل نوع بدل الاحتفاظ بكل شيء أو التخلص عشوائيا.
ميّز بين أنواع المستندات لأن مددها تختلف، واحفظ المستندات المساندة لا الفاتورة وحدها، ورتّب الأرشيف ليكون قابلا للاسترجاع لا للتخزين فقط، وتحقق من قبول النسخ الإلكترونية قبل إتلاف الأصول، وانسخ احتياطيا واختبر الاسترجاع سنويا، وتعامل مع بيانات الأشخاص بحذر إضافي، وأتلف ما انتهت مدته بطريقة سليمة وسجّل ذلك، واكتب سياسة من صفحة واحدة.
تعليقات