.png)
سجلات الشركة التي يطلبها المنظم تُطلب كلها دفعة واحدة
- 29 أغسطس
- 3 دقيقة قراءة
تاريخ التحديث: قبل 5 أيام
المقدمة
شركة تعمل ست سنوات بكفاءة، ثم تُباع. وتطلب المراجعة السجلات النظامية ومحاضر القرارات وشهادات الحصص وإثبات عدد من القرارات التي اتُّخذت خلال تلك السنوات. ولا يكاد يوجد منها شيء.
ولم تُدَر الشركة بشكل سيئ. لم يحتفظ أحد بالسجلات لأن شيئا لم يطلبها قط، ثم طُلبت كلها دفعة واحدة، في أسوأ توقيت، حين تكون إعادة بناء ست سنوات من التوثيق مكلفة وأحيانا مستحيلة. وبعض المستندات لا يمكن إنشاؤها بأثر رجعي أصلا. وهذا هو نمط هذا الالتزام كله: كلفة صفرية طوال سنوات ثم كلفة كاملة في أسبوع واحد لا يمكن تأجيله.
1. سجلات الشركة التي يطلبها المنظم محددة لا اجتهادية
اعرف القائمة أولا.
أنظمة الشركات في أغلب الدول تحدد ما يجب حفظه، وما يجب تقديمه، ولأي مدة. القائمة محدودة ومعروفة، وأغلب أصحاب المنشآت الصغيرة لم يطلعوا عليها.
وهي أقل مما يتخيله من لم يقرأها
الانطباع بأن الأمر معقد يمنع الاطلاع. والاطلاع نفسه يستغرق نصف ساعة. وأغلب الجهات تنشر دليلا مختصرا موجها للمنشآت الصغيرة.
2. احفظ السجلات الأساسية محدّثة
جوهر الالتزام.
سجل الشركاء أو المساهمين، وسجل المديرين، وأي سجل يفرضه نظامك المحلي. والسجلات التي أُنشئت عند التأسيس ولم تُحدّث بعدها هي القاعدة لا الاستثناء.
وهي أول ما يُطلب من أي مشتر أو ممول
سجل غير محدّث ينبئ عن باقي الملف. وأثره في الثقة أكبر من كلفته. فهو أول ما يُقرأ عن انضباط الشركة كلها.
3. وثّق القرارات بالشكل المطلوب
قرارات الشركاء والإدارة.
التعيينات، وإصدار الحصص ونقلها، والتوزيعات، والعقود المهمة، وتعديل النظام الأساسي. والتوزيع الذي يُصرف بلا مستند قد يُعاد تكييفه بأثر نظامي، وهذه أكثر مشكلة عملية هنا.
والمستند بعد الصرف أضعف من المستند قبله
التوثيق اللاحق يُنظر إليه بحذر. والقرار المكتوب في وقته لا يثير سؤالا.
4. احفظ سجلات محاسبية تفي بالمعيار
أكثر من القوائم السنوية.
سجلات تكفي لبيان وضع الشركة المالي في أي وقت، وبتفصيل يشرح المعاملات، محفوظة للمدة المقررة. وهذا التزام يقع على المدير شخصيا في كثير من الأنظمة.
والتفصيل هو ما يميز السجل عن الملخص
قوائم نهاية السنة وحدها لا تكفي. وما يشرح كيف تكوّنت هو المطلوب.
5. التزم بكل موعد نظامي
غرامات تلقائية.
القوائم والإقرارات وتحديث البيانات وإشعارات التغيير، ولكل منها موعد. والغرامات تتراكم ونادرا ما تُلغى، والتقصير المتكرر قد تترتب عليه آثار أشد.
وتقويم واحد بالمواعيد يحل أغلب المشكلة
المسألة تنظيمية لا مالية عادة. وقائمة سنوية تكفي. وكتابتها مرة واحدة تكفي لسنوات، لأن المواعيد ثابتة ولا تتغير إلا نادرا.
6. أصدر شهادات الحصص وسجّل النقل
يغيب تماما في الغالب.
كل شريك يجب أن يحمل ما يثبت حصته، وكل نقل يجب أن يُسجَّل وفق ما يتطلبه النظام. والشركات تكتشف عند البيع أن لا أحد يستطيع إثبات من يملك ماذا.
وإثبات الملكية أساس كل ما بعده
بلا سلسلة واضحة للملكية تتعطل كل معاملة. وهذا يوقف الصفقات فعلا.
7. اجمع العقود في مكان واحد
ليس التزاما نظاميا وبأهمية مماثلة.
الإيجار، وعقود التمويل، وعقود العملاء والموردين، وعقود الموظفين، واتفاق الشركاء. وهذه تُطلب في كل معاملة وتكون موزعة على عدة بريد إلكتروني.
والمجموعة المرتبة تختصر أسابيع
جمعها تحت الطلب يستهلك وقتا في أسوأ لحظة. وترتيبها مسبقا يكاد يكون مجانيا.
8. احفظها في مكان تملكه الشركة
لا في جهاز شخص.
مكان واحد يصل إليه أكثر من شخص، منسوخ احتياطيا. والسجلات التي بقيت لدى محاسب سابق أو موظف غادر تُفقد عمليا، وهذا يتكرر كثيرا. والحل بسيط: طلب نسخة كاملة من الملف عند كل تغيير في المكتب المحاسبي أو في من يتولى الملف داخليا.
وتغيير المحاسب من أكثر لحظات الفقد
كثير من الشركات تكتشف أن ملفها ذهب مع المكتب السابق. وطلب نسخة كاملة عند أي تغيير ضروري.
9. حدّثها أولا بأول
ساعة متفرقة لا مشروع.
تحديث سجل عند التغيير يستغرق دقائق. وإعادة بناء سنوات من السجلات والقرارات أثناء مراجعة يستغرق أسابيع وأتعابا مهنية.
واطلب من محاسبك بيان ما ينقصك
أغلب المكاتب تستطيع مراجعة الوضع سريعا. والفجوة بين ما تظن أنه لديك وما لديك فعلا أكبر مما تتوقع عادة. والمراجعة تكشفها في ساعة واحدة.
الخلاصة
اعتبره التزاما محددا كلفته مؤجلة بالكامل إلى لحظة واحدة.
اطلع على ما يتطلبه نظامك المحلي، واحفظ سجلات الشركاء والمديرين محدّثة، ووثّق القرارات وخصوصا التوزيعات بالشكل المطلوب، واحفظ سجلات محاسبية تفي بالمعيار، والتزم بكل موعد نظامي، وأصدر شهادات الحصص وسجّل عمليات النقل، واجمع العقود في مكان واحد، واحفظ كل ذلك في مكان تملكه الشركة، وحدّثه أولا بأول.
تعليقات