.png)
سرقة المخزون والفاقد يبدأ علاجهما بالقياس
- 29 أغسطس
- 3 دقيقة قراءة
تاريخ التحديث: قبل 5 أيام
المقدمة
المبيعات جيدة والهامش المحسوب معقول، لكن الأرباح الفعلية أقل مما ينبغي بفارق لا يجد له صاحب النشاط تفسيرا. ويُرجَّح الأمر إلى المنافسة أو الأسعار أو موسم ضعيف.
وفي كثير من الحالات يكون التفسير في المخزون: بضاعة تخرج بلا بيع. والفاقد لا يقع دفعة واحدة بل بالتنقيط، ولا يظهر في أي كشف، ولا يمكن معالجته أصلا قبل أن يُقاس. ولهذا يبدأ العلاج بجرد لا بكاميرا. وأغلب من يبدأ بالكاميرا ينفق مالا ويبقى الرقم كما هو.
1. سرقة المخزون والفاقد لا تُعالج قبل أن تُقاس
القياس أولا دائما.
الفاقد هو الفرق بين ما ينبغي أن يكون موجودا وما هو موجود فعلا. وبلا جرد منتظم لن تعرف حجمه ولا اتجاهه ولا أين يقع، وستظل تعالج انطباعا لا مشكلة.
والانطباع يوجّه الجهد إلى المكان الخطأ
فيُشك في الناس بينما السبب خطأ في الاستلام. والرقم وحده يفرّق بينهما. وبدونه يتحول النقاش إلى ظنون تفسد أجواء العمل.
2. اجرد بانتظام ولو جزئيا
الجرد الشامل ليس شرطا.
جرد دوري لأعلى عشرين أو ثلاثين صنفا قيمة أو حركة، أسبوعيا أو كل أسبوعين. وهذا يكشف الاتجاه بسرعة ويكلف وقتا قليلا مقارنة بجرد شامل مرة في السنة.
والجرد السنوي وحده يكشف متأخرا جدا
فيخبرك بخسارة سنة كاملة بلا سبب محدد. والجرد الدوري يربط الفاقد بفترة قصيرة. وهذا وحده يقلّص دائرة البحث عن السبب.
3. افصل الأسباب قبل أن تتهم أحدا
الفاقد أنواع.
سرقة خارجية، وسرقة داخلية، وأخطاء في الاستلام، وأخطاء تسجيل، وتلف وانتهاء صلاحية، وهدر في التحضير، وارتجاعات غير مسجلة. وأغلب الفاقد في المنشآت الصغيرة إداري لا جنائي.
والاتهام المبكر يكلفك موظفا جيدا
ثم يستمر الفاقد لأن السبب لم يعالج. والتشخيص قبل الاستنتاج قاعدة أساسية. وهي أيضا ما يحميك من قرار يصعب التراجع عنه.
4. أحكم نقطة الاستلام
أكثر مصادر الفاقد إغفالا.
عدّ فعلي مقابل الفاتورة قبل التوقيع، وتسجيل أي نقص فورا، وشخص مسؤول عن الاستلام. فالبضاعة التي دفعت ثمنها ولم تصل كاملة تظهر لاحقا كفاقد بلا سبب واضح.
والاستلام السريع تحت الضغط أغلى مما يبدو
فدقائق العدّ توفر خسارة متكررة. واجعل الاستلام في وقت غير مزدحم. فالاستلام أثناء الذروة يضمن أن العدّ لن يحدث.
5. سجّل التالف والمرتجع والاستخدام الداخلي
الفاقد المشروع يجب أن يُوثَّق.
ما يُتلف، وما يُرتجع، وما يُستخدم داخليا أو يُعطى كعينة. وبلا تسجيل هذه البنود يختلط الفاقد المشروع بغيره، ويصبح تحليل الأرقام مستحيلا.
وسجل بسيط عند نقطة البيع يكفي
بسطر لكل حالة. وهذا يجعل الرقم النهائي قابلا للتفسير. بدل أن يكون فارقا مبهما لا يعرف أحد مصدره.
6. طبّق ضوابط الفصل الأساسية
مبدأ واحد يحل الكثير.
من يستلم لا يجرد وحده، ومن يبيع لا يعدّل الأسعار بلا اعتماد، وحركات الإلغاء والخصم تُسجَّل باسم من نفذها. وهذه ضوابط بلا كلفة تعطّل أغلب الحالات الداخلية.
وراجع تقارير الإلغاء والخصم دوريا
فتركّز الحالات لدى شخص أو وردية إشارة. والمراجعة نفسها رادعة بمجرد وجودها. حين يعلم الفريق أن التقارير تُقرأ فعلا.
7. رتّب المكان ليقلل الفرصة
الترتيب المادي يعمل وحده.
الأصناف عالية القيمة قريبة من الملاحظة أو مغلقة، ومخرج واحد للبضاعة، ومنطقة تخزين محكمة، ومنافذ خلفية مضبوطة. وتقليل الفرصة أنجع من الرقابة المستمرة.
والخروج غير المراقب للبضاعة هو الثغرة الأكبر
كباب مستودع خلفي مفتوح. وإغلاقه إجراء لحظي بأثر دائم. ولا يكلف شيئا سوى قرار.
8. أشرك فريقك في الحل
هذا يغيّر النتيجة.
اشرح أن الفاقد يقلل قدرة المنشأة على المكافآت والتوسع، واطلب اقتراحاتهم عن مواضع الخلل. والفريق يعرف أين تقع المشكلة غالبا قبل أي تقرير.
والمعالجة بلا اتهام تجعلهم يتحدثون
أما جو الشك فيغلق كل مصدر معلومة. وهذا فارق حاسم في منشأة صغيرة.
9. تابع الرقم شهريا واربطه بالتأمين
المتابعة تحافظ على المكسب.
احسب نسبة الفاقد إلى المبيعات وتابعها شهريا، فالتحسن والانتكاس كلاهما يظهر فيها. وراجع أيضا ما تغطيه وثيقتك من سرقة وما تشترطه من وسائل حماية.
واشتراطات وثيقة السرقة يجب أن تكون مستوفاة
كأقفال وإنذار وكاميرات. فعدم استيفائها قد يُسقط التغطية وقت الحادث.
الخلاصة
ابدأ بالقياس لا بالاتهام، فالفاقد لا يُعالج قبل أن يُعرف حجمه ومكانه.
اجرد الأصناف عالية القيمة والحركة بانتظام بدل الاكتفاء بجرد سنوي، وافصل بين أسباب الفاقد لأن أغلبها إداري لا جنائي، وأحكم نقطة الاستلام بعدّ فعلي قبل التوقيع، وسجّل التالف والمرتجع والاستخدام الداخلي، وطبّق ضوابط الفصل وراجع تقارير الإلغاء والخصم، ورتّب المكان لتقليل الفرصة وأغلق منافذ الخروج غير المراقبة، وأشرك فريقك بلا اتهام، وتابع نسبة الفاقد شهريا واستوفِ اشتراطات وثيقة السرقة.
تعليقات