.png)
إدارة سعة العيادة وعدد المرضى بين الفراغ والازدحام
- 28 أغسطس
- 3 دقيقة قراءة
المقدمة
العيادة تعيش حالتين سيئتين بالتبادل: ساعات فارغة والتكلفة مدفوعة، وساعات مزدحمة فيها انتظار وشكاوى وتسرّع. والاثنتان أعراض لمشكلة واحدة.
المشكلة ليست عدد المرضى بل توزيعهم على السعة المتاحة. والعيادة التي تعرف سعتها الحقيقية وتوجّه الطلب إليها تكسب من الحالتين معا.
1. إدارة سعة العيادة وعدد المرضى تبدأ بمعرفة السعة الحقيقية
الرقم يجب أن يُقاس لا يُفترض.
وقِسها من أسابيع حقيقية
عدد المرضى المنجزين فعلا في يوم عادي، لكل طبيب ولكل كرسي أو غرفة، مع المدة الفعلية لكل نوع زيارة. المدد المفترضة أقل دائما من الحقيقية، والفرق هو ما يُنتج التأخير.
والسعة ليست عدد الساعات
ساعات الدوام ليست ساعات قابلة للبيع. اطرح وقت التحضير والتنظيف والتوثيق والاستراحات، وستحصل على السعة الحقيقية، وهي أقل بشكل ملحوظ مما يظهر في الجدول.
2. اعرف شكل طلبك خلال اليوم والأسبوع
الطلب ليس موزعا بالتساوي.
وارسم توزيع المواعيد الفعلي
في أي ساعات يزدحم، وأي أيام تفرغ، وأي مواسم تنخفض. هذه الصورة هي أساس كل قرار في التوظيف والمواعيد والعروض، ومعظم العيادات لم ترسمها أبدا.
3. وجّه الطلب إلى الفترات الهادئة
هذا أرخص حل من زيادة السعة.
وثلاث أدوات تعمل
عرض مواعيد الفترة الهادئة أولا عند الحجز، وتسعير مختلف حيث يكون مناسبا، وتوجيه المتابعات القصيرة إليها. تحويل جزء من الطلب يعالج الازدحام والفراغ في وقت واحد.
وابدأ بالمتابعات لا بالحالات الجديدة. المريض المتابع أكثر مرونة في الوقت، والحالة الجديدة تريد أقرب موعد متاح.
4. املأ الفترات الهادئة بعمل مختلف
بعض الأعمال لا تعتمد على مبادرة المريض.
وأربعة أنواع تناسب الفترات الفارغة
فحوصات الشركات، ومتابعات مجدولة، واستدعاء المرضى المتوقفين، والحالات التي تحتاج وقتا أطول. هذه أعمال تستطيع جدولتها أنت، وهي أفضل ما يملأ ساعة تعرف أنها ستكون فارغة.
5. لا تزد الطلب قبل زيادة السعة
الإعلان في عيادة ممتلئة يزيد الضرر.
والمرضى الجدد يحتاجون مكانا
جلب مرضى إلى جدول لا يستوعبهم يُنتج مواعيد بعيدة وانتظارا وتقييمات سلبية. أصلح السعة أولا، أو وجّه الإنفاق إلى الفترات الهادئة تحديدا لا إلى الطلب عموما.
6. ارفع السعة قبل التوظيف
هناك سعة مخفية في كل عيادة.
وثلاثة إصلاحات بلا تكلفة
تحضير الملف قبل الدخول، ونقل الأعمال الإدارية عن الطبيب، وتصنيف الزيارات بمدتها. هذه الثلاثة قد تضيف مرضى إلى اليوم بلا أي توظيف، وهي أول ما يجب استنفاده.
7. وظّف قبل أن تصل إلى الحد
التوظيف تحت ضغط توظيف سيئ.
والمؤشر هو المواعيد البعيدة
إن كان أقرب موعد بعد أسبوعين، فأنت تخسر مرضى الآن. هذا هو المؤشر الذي يجب أن يحرّك قرار التوظيف، لا الشعور بالانشغال.
وقِس عدد الطلبات التي لم تستطع استيعابها. هذا الرقم لا يظهر في أي تقرير مالي، وهو أدق مقياس لحجم السعة الناقصة.
8. استخدم السعة المشتركة بذكاء
الغرفة والجهاز والكرسي كلها سعة.
والقيد ليس الطبيب دائما
قد يكون القيد غرفة واحدة أو جهازا واحدا أو مساعدا واحدا. عرف أي عنصر هو عنق الزجاجة الحقيقي، لأن إضافة طبيب إلى عيادة قيدها غرفة لا يزيد شيئا.
9. قِس معدل الاستخدام لا عدد المرضى
هذا هو الرقم الذي يصف الحالة.
ونسبة الساعات المستخدمة فعلا
الساعات التي كان فيها مريض مقسومة على الساعات المتاحة، لكل طبيب ولكل غرفة. النسبة المنخفضة مع شعور بالانشغال تعني توزيعا سيئا، والنسبة العالية مع شكاوى انتظار تعني حاجة إلى سعة.
وتابعها أسبوعيا مع زمن الانتظار. الرقمان معا يخبرانك بالضبط أي حل تحتاج: توزيع الطلب، أو رفع الكفاءة، أو زيادة السعة، وكل واحد منها قرار مختلف بتكلفة مختلفة.
ولا تقيس السعة في أسبوع غير طبيعي
القياس في أسبوع موسمي أو في أسبوع فيه غياب يُنتج رقما مضللا. اختر أسبوعين عاديين، واستبعد الأيام غير المعتادة، لأن كل قرار توظيف وجدولة سيُبنى على هذا الرقم.
وأعد القياس مرة في السنة على الأقل. السعة تتغير مع تغيّر الفريق والأجهزة ونوع الحالات، والرقم الذي كان صحيحا قبل سنتين قد يكون سبب ازدحامك اليوم.
الخلاصة
اعرف سعتك الحقيقية المقيسة، لأن الفراغ والازدحام عرضان لمشكلة توزيع واحدة لا لمشكلة عدد.
ارسم توزيع الطلب خلال اليوم والأسبوع، ووجّه المتابعات إلى الفترات الهادئة، واملأها بفحوصات الشركات واستدعاء المتوقفين، ولا تزد الطلب قبل زيادة السعة، واستنفد السعة المخفية بتحضير الملفات ونقل الأعمال الإدارية وتصنيف الزيارات، ووظّف عندما يصبح أقرب موعد بعيدا لا عندما تشعر بالانشغال، واعرف أي عنصر هو عنق الزجاجة الحقيقي، وقِس معدل استخدام الساعات مع زمن الانتظار أسبوعيا.
تعليقات