.png)
تجديد الرخص قبل انتهائها مسألة تقويم لا مسألة مال
- 29 أغسطس
- 3 دقيقة قراءة
تاريخ التحديث: قبل 5 أيام
المقدمة
منشأة تكتشف أن رخصتها انتهت قبل أسابيع حين تحاول إتمام معاملة. لم يصل تنبيه، أو وصل إلى بريد لا يفتحه أحد، أو وصل إلى موظف غادر ولم ينقل الملف.
والغرامة تتراكم عن كل يوم تأخير، والمعاملة متوقفة، وقد يتعطل التشغيل نفسه في بعض الأنشطة. ولا شيء من ذلك يتعلق بالقدرة على الدفع؛ المبلغ عادة معلوم وبسيط. المشكلة تنظيمية بحتة: لا أحد كان مسؤولا عن تاريخ محدد. وهذه ليست مسألة إهمال بقدر ما هي غياب إجراء، لأن المواعيد لا تفرض نفسها على أحد ما لم تُسجَّل.
1. تجديد الرخص قبل انتهائها مشكلة تنظيم لا مشكلة كلفة
شخّصها بشكل صحيح.
الرسوم غالبا معروفة ويمكن تدبيرها. وما يفشل هو أن يعرف شخص بعينه أن تاريخا يقترب، ولهذا فالحل قائمة ومواعيد لا ميزانية إضافية.
ومن يعالجها كمسألة مالية يفشل مجددا
الاستعداد للدفع لا يعني معرفة الموعد. والتذكير هو الحلقة المفقودة. فمن يملك المال ولا يعرف الموعد يدفع الغرامة كما يدفعها من لا يملك.
2. اجمع قائمة واحدة بكل ما ينتهي
الخطوة الأولى.
السجل والرخص والتصاريح والشهادات والاشتراكات وعقد الإيجار والتأمينات. مع الجهة والرقم وتاريخ الانتهاء ومدة الإجراء التقريبية، في جدول واحد يصل إليه أكثر من شخص.
والقائمة أطول مما يتوقعه أغلب أصحاب المنشآت
من يكتبها لأول مرة يجد عادة عشرة بنود أو أكثر. وبعضها كان قد فاته بالفعل. وهذا وحده يبرر إعداد القائمة اليوم لا في نهاية السنة.
3. ضع تنبيهات مبكرة لا في يوم الانتهاء
المدة المناسبة تختلف.
تنبيه قبل شهرين لما يحتاج إجراء طويلا، وقبل شهر لما هو روتيني. وتنبيه في يوم الانتهاء عديم الفائدة لأن الإجراء نفسه يحتاج وقتا وقد يحتاج مستندات من جهة أخرى.
والتنبيه يجب أن يصل إلى شخص لا إلى نظام
بريد عام لا يفتحه أحد لا يحل شيئا. والمسؤولية تُسند باسم. وبديل معروف يتولى في حال الغياب، وإلا توقف كل شيء بإجازة واحدة.
4. اعرف ما الذي يجب استكماله قبل التجديد
الاعتماد المتبادل.
كثير من التجديدات تشترط سريان مستند آخر: سجل ساري، أو عقد موثق، أو شهادة سلامة، أو سداد التزام. وبدء الإجراء قبل استكمالها يعني رفضا وإعادة تقديم.
وترتيب الخطوات هو نصف التوفير في الوقت
من يعرف التسلسل ينجز في أيام. ومن يجربه بالتتابع ينجز في أسابيع.
5. حدّث بياناتك قبل التجديد لا بعده
يمنع تعثرا شائعا.
اختلاف العنوان أو النشاط أو الملاك بين المستندات يوقف التجديد. ومراجعة التطابق قبل التقديم أسرع من معالجة رفض ثم إعادة المحاولة.
وأصغر اختلاف كافٍ للرفض
صيغة كتابة اسم أو رقم مبنى. والمراجعة المسبقة دقائق.
6. أسند المهمة إلى شخص محدد
وإلا لن يفعلها أحد.
اسم واحد مسؤول عن متابعة القائمة، مع بديل. والمهام المشتركة بين الجميع هي المهام التي لا ينفذها أحد، وهذا ينطبق على المواعيد أكثر من غيرها.
ونقل الملف عند مغادرة الموظف جزء من التسليم
كثير من حالات الانتهاء سببها موظف غادر وحده من كان يعرف. والتسليم المكتوب يمنع ذلك.
7. احتفظ بنسخ سارية في مكان مشترك
عملي.
نسخة إلكترونية محدثة من كل مستند في مجلد يصل إليه أكثر من شخص. والطلبات تأتي فجأة، والبحث عن مستند في جهاز شخص غائب يعطل معاملة كاملة.
وتحقق من التاريخ قبل إرسال أي نسخة
إرسال مستند منتهٍ بحسن نية يؤخر المعاملة ويترك انطباعا سيئا. والتحقق ثانية واحدة.
8. راجع الرسوم والالتزامات المرتبطة
تظهر أحيانا عند التجديد.
مستحقات غير مسددة أو مخالفات قائمة قد توقف التجديد حتى تُسوّى. ومعرفة ذلك قبل الموعد يمنح وقتا لمعالجتها بدل اكتشافها في اليوم الأخير.
والمخالفة القديمة قد تظهر فجأة في هذه اللحظة
وهي أسوأ وقت لاكتشافها. والاستعلام المسبق يكشفها مبكرا.
9. اجعلها مراجعة ربعية قصيرة
أفضل من سنوية.
ربع ساعة كل ثلاثة أشهر للنظر في القائمة وما اقترب. وهذا يكفي تماما، ويحول ما كان سلسلة مفاجآت إلى إجراء روتيني لا يستهلك شيئا.
وسجّل تاريخ كل تجديد فور إتمامه
فيتحدث الجدول تلقائيا للسنة القادمة. وهذه العادة وحدها تمنع تكرار المشكلة.
الخلاصة
عالجها كمسألة تقويم ومسؤولية لا كمسألة رسوم.
اجمع قائمة واحدة بكل ما ينتهي مع الجهة والتاريخ ومدة الإجراء، وضع تنبيهات مبكرة تصل إلى شخص بالاسم، واعرف ما يجب استكماله قبل كل تجديد، وحدّث بياناتك وتحقق من تطابقها قبل التقديم، وأسند المهمة إلى شخص محدد وبديل، واحتفظ بنسخ سارية في مكان مشترك، واستعلم مسبقا عن أي التزام أو مخالفة قد توقف التجديد، واجعلها مراجعة ربعية قصيرة.
تعليقات