.png)
عقد المورد وشروط التوريد تُقرأ عند أول تأخير
- 29 أغسطس
- 3 دقيقة قراءة
المقدمة
منشأة تتعامل مع مورد منذ سنوات بلا عقد مكتوب. الطلبات بالهاتف أو الرسائل، والأسعار متفق عليها شفهيا، والمواعيد بالعادة لا بالنص.
ويسير ذلك جيدا حتى تتأخر شحنة مهمة، أو ترتفع الأسعار فجأة، أو تصل بضاعة غير مطابقة. وعندها لا يوجد ما يُرجع إليه: لا موعد ملزم، ولا آلية للسعر، ولا حق في الرد. والتوريد أحد أكبر بنود الكلفة وأقلها توثيقا في المنشآت الصغيرة.
1. عقد المورد وشروط التوريد تحدد ما يحدث حين تسوء الأمور
هذا غرضها الوحيد.
العلاقة الجيدة لا تحتاج عقدا في الأيام العادية. والعقد وُجد للأيام التي يتأخر فيها التوريد أو يختلف السعر أو تصل بضاعة معيبة، وهي أيام تأتي في كل علاقة طويلة. والعلاقة التي لم تمر بها بعد لم تُختبر، وليست بالضرورة أمتن من غيرها.
والاعتماد على العلاقة وحده يعمل حتى أول ضغط
فحين يواجه المورد نفسه ضغطا، يتصرف وفق ما هو ملزم به لا وفق العادة. وهذا طبيعي ومتوقع. والمورد لا يُلام على ذلك، فهو يحمي نشاطه كما تحمي أنت نشاطك.
2. اقرأ شروط المورد قبل أن تقبلها
تصل غالبا مع أمر الشراء.
كثير من الموردين يرفقون شروطهم مع العرض أو الفاتورة أو المنصة. وقبولها بلا قراءة يعني الالتزام بشروط صيغت لمصلحة الطرف الآخر، بما فيها تحديد مسؤوليته ومهل الاعتراض. وهي بنود لا تُلاحظ عادة لأنها مكتوبة بخط صغير في ظهر مستند إجرائي.
والتوقيع على سند الاستلام قد يعني قبول الشروط
وهذا يحدث بيد موظف لا يعلم. والتمييز بين الاستلام والقبول التعاقدي مهم.
3. حدد السعر وآلية تغييره
مصدر خلاف متكرر.
السعر المتفق عليه، ولأي مدة، وكيف يُبلَّغ أي تغيير وبأي مهلة. والزيادة المفاجئة بلا إشعار تربك تسعيرك أنت، خصوصا إن كنت قد التزمت بأسعار لعملائك. فتجد نفسك بين سعر شراء ارتفع وسعر بيع لا تستطيع تعديله فورا.
واشتراط مهلة إشعار للزيادة يحميك مرتين
يمنحك وقتا لتعديل أسعارك أو البحث عن بديل. وهو طلب معقول ومعتاد.
4. اكتب المواصفات بدقة
لتستطيع الرفض.
المواصفة والكمية والتغليف ومعايير القبول. وبلا مواصفة مكتوبة يصعب رد بضاعة غير مطابقة، لأن المطابقة تصبح مسألة رأي لا قياس. والرأي في هذه الحالة يميل دائما لمن يملك البضاعة والمال معا.
ومعيار القبول المكتوب هو ما يجعل الرد ممكنا
وبدونه يتحول النقاش إلى تفاوض. وهذا يضعف موقفك دائما.
5. اربط الموعد بأثر عند التأخر
الموعد بلا أثر ليس التزاما.
موعد التوريد وما يترتب على تجاوزه: حق الإلغاء، أو الشراء من الغير على حساب المورد، أو خصم. وبلا ذلك يبقى الموعد نية حسنة. وهذا هو الفرق الجوهري بين اتفاق تجاري ووعد ودي.
والتأخر عندك يكلّفك أمام عملائك أنت
فالأثر لا يتوقف عندك. وهذا ما يبرر بندا واضحا.
6. حدد شروط الدفع والائتمان
في الاتجاهين.
مدة السداد، والحد الائتماني، وما يترتب على التأخر. وشروط دفع أفضل تحسّن دورتك النقدية بشكل مباشر، وهي قابلة للتفاوض أكثر مما يُظن خصوصا مع تطور العلاقة. وسجل سداد منتظم لسنة كامل هو أقوى ورقة تفاوض تملكها هنا.
والتفاوض على المدة أحيانا أنفع من التفاوض على السعر
لأنه يحرر سيولة فورا. وكثيرون يركزون على السعر وحده.
7. عالج الفحص والرد والمرتجعات
إجراء لا اجتهاد.
مهلة الفحص عند الاستلام، وكيفية الإبلاغ عن عدم المطابقة، ومن يتحمل كلفة الإرجاع. ومهل الاعتراض في شروط الموردين قصيرة عادة، وتفويتها يعني قبول ما وصل. حتى لو كان العيب حقيقيا وموثقا بالصور، فالمهلة تسبق الموضوع.
والفحص عند الاستلام لا بعد أسبوع
لأن المهلة تبدأ من التسليم غالبا. وهذا يستدعي إجراء استلام منظما.
8. تجنّب الاعتماد على مورد واحد
مخاطرة تشغيلية.
مورد وحيد لصنف أساسي يعني أن مشكلة عنده تصبح توقفا عندك. وبديل معروف ولو لم تستخدمه يغيّر موقفك التفاوضي ويقلل المخاطرة معا. وهذا أحد أوضح الأمثلة على استثمار صغير يشتري مرونة كبيرة.
والبديل يجب أن يكون مجرّبا لا مجرد اسم
فالاختبار وقت الأزمة متأخر. وطلب تجريبي صغير يكفي.
9. راجع الاتفاق دوريا
العلاقات تتغير.
الأسعار والكميات وشروط الدفع والأداء، مراجعة سنوية بأرقام. والمورد الذي بدأ مناسبا لحجمك قبل ثلاث سنوات قد لا يناسبك الآن، وقد تكون مؤهلا لشروط أفضل.
وسجّل أداء الموردين بأرقام
نسبة الالتزام بالمواعيد والمطابقة والاستجابة. وهذه بيانات تفيد في التفاوض وفي القرار معا.
الخلاصة
وثّق العلاقة لأن العقد يعمل في الأيام السيئة لا في العادية.
اقرأ شروط المورد قبل قبولها ودرّب فريقك على الفرق بين الاستلام والقبول، وحدد السعر وآلية تغييره بمهلة إشعار، واكتب المواصفات ومعايير القبول لتستطيع الرد، واربط موعد التوريد بأثر عند التأخر، وتفاوض على شروط الدفع والحد الائتماني، وحدد مهل الفحص والإبلاغ عن عدم المطابقة، وجهّز بديلا مجرّبا لكل صنف أساسي، وراجع الاتفاق سنويا بأرقام أداء.
تعليقات